Escolher o CRM ideal para sua empresa pode ser um desafio, especialmente quando se trata de um pequeno negócio com apenas 2 ou 3 funcionários. Em um cenário como esse, pode parecer que um CRM completo e cheio de funcionalidades avançadas não é necessário.
Contudo, eu defendo que todas as empresas, mesmo pequenas empresas podem se beneficiar muito de um sistema de CRM, quando o uso das funções estiver bem definido. A chave está em selecionar um CRM que atenda às necessidades essenciais do negócio, sem sobrecarregar a equipe ou o orçamento.
De acordo com Raquel Ramos , o CRM é o ator principal no sucesso da jornada do cliente, onde a principal função dele é reunir informações desde o interesse do cliente nos serviços ou produtos da empresa até o acompanhamento na entrega do serviço ou produto, para garantir a satisfação em todo o processo da empresa.
Cenário: Um escritório de engenharia de laudos
Imaginemos um escritório de engenharia, que vende laudos e consultoria. A empresa é gerida por três pessoas: o Sr. Eduardo, e dois funcionários, João e Ana, que lidam com as vendas e o atendimento ao cliente.
Embora o negócio tenha um bom fluxo de clientes, eles ainda dependem muito de planilhas e anotações manuais para gerenciar os contatos e as vendas.
Eduardo percebe que, para continuar crescendo, ela precisa de um sistema que organize as informações dos clientes de forma eficiente, melhore o acompanhamento das vendas e, ao mesmo tempo, ajude a otimizar o tempo da equipe, já que todos estão sobrecarregados com diversas tarefas.
Após pesquisar sobre CRM, ele descobre que um sistema de gestão de relacionamento com o cliente pode ser a solução.
Funções essenciais que um CRM deve ter para o escritório
Para uma pequena empresa, é importante que o CRM escolhido tenha funcionalidades que atendam às necessidades diárias de vendas e relacionamento, sem ser excessivamente complexo ou caro. Aqui estão as funções essenciais que um CRM ideal deve ter para esse tipo de negócio:
- Gestão de contatos e informações dos clientes
A função principal de um CRM é organizar as informações dos clientes de forma centralizada. Isso significa que Eduardo, João e Ana precisam de uma maneira fácil de armazenar detalhes como nome, e-mail, telefone e histórico de serviços prestados. Isso vai permitir que a equipe ofereça um atendimento personalizado, lembrando-se de detalhes das contratações que tiveram recompra, clientes que indicam, novos clientes e perfil de cada tipo de serviço para cada tipo de cliente.
Função essencial: Capacidade de adicionar, editar e consultar os dados dos clientes rapidamente. - Acompanhamento de interações com os clientes
Manter o histórico de todas as interações com os clientes é essencial para um bom relacionamento. Isso significa registrar quando um cliente entrou em contato, se foi por e-mail, telefone ou pessoalmente, qual foi a dúvida ou solicitação, e se a venda foi fechada. Isso ajuda a equipe a continuar de onde parou e melhora a experiência do cliente.
Função essencial: Registro de interações e anotações sobre cada cliente. - Gestão de vendas e pipeline simplificado
Embora o escritório do Sr. Eduardo seja uma empresa pequena, acompanhar o processo de vendas de cada cliente ajuda a aumentar as conversões. O CRM deve permitir que a equipe acompanhe o progresso de cada oportunidade de venda, desde o primeiro contato até o fechamento. Para uma empresa pequena, o pipeline de vendas precisa ser simples e visual, sem complexidades desnecessárias. E com a possibilidade de rankear os clientes mais interessados, através de um leadcore.
Função essencial: Visualização do pipeline de vendas e status de cada oportunidade. - Agendamento de tarefas e lembretes
Quando se tem uma pequena equipe, é fácil esquecer detalhes importantes, como retornar uma ligação ou enviar um e-mail de agradecimento após uma compra. O CRM deve permitir que Eduardo, João e Ana criem lembretes e tarefas para garantir que nenhum cliente seja esquecido. Essa função ajuda a melhorar a organização e o cumprimento dos prazos.
Função essencial: Capacidade de agendar e organizar lembretes para atividades relacionadas a clientes e vendas. - Relatórios simples de vendas e desempenho
Como uma pequena empresa, o escritório precisa ter um controle claro sobre as vendas, mas sem a complexidade de relatórios avançados que um CRM completo pode oferecer. O sistema precisa gerar relatórios simples que mostrem o desempenho das vendas, o número de clientes atendidos, e até quais produtos estão vendendo melhor. Isso ajuda Eduardo a entender o que está funcionando e o que precisa de ajuste.
Função essencial: Relatórios de vendas (dashboard) e análise simples do desempenho. - Geração de Landing Pages
O escritório do Sr. Eduardo utiliza as redes sociais para se comunicar com os clientes e divulgar os diferenciais da sua empresa. Ter uma funcionalidade que permite criar páginas de captura de interessados em contratar a empresa ligado diretamente ao CRM e registrar interações das redes sociais pode economizar tempo e melhorar a eficiência do atendimento. Além disso, a integração com canais de comunicação ajuda a garantir que todas as interações estejam centralizadas.
Função essencial: Geração de landing pages com informações sobre cliques e interessados. - Facilidade de uso e suporte
Como a equipe do escritório não é formada por especialistas em tecnologia, é crucial que o CRM escolhido seja fácil de usar e ofereça suporte quando necessário. A plataforma deve ser intuitiva, sem exigir longos treinamentos. Além disso, o suporte técnico deve ser acessível para resolver problemas rapidamente.
Função essencial: Interface amigável e suporte acessível.
Por que essas funções são importantes para pequenas empresas?
Para empresas pequenas, a principal preocupação ao escolher um CRM é garantir que a ferramenta agregue valor sem sobrecarregar os recursos. As funções mencionadas são simples, mas eficazes, permitindo que a equipe se concentre no que realmente importa: o relacionamento com os clientes e o crescimento do negócio.
Ao escolher um CRM que atenda a essas necessidades essenciais, Eduardo e sua equipe poderão melhorar a organização das vendas, otimizar o tempo e, por consequência, aumentar a produtividade do negócio.
Além disso, essas ferramentas permitem que a empresa se prepare para um crescimento futuro, sem precisar trocar de sistema ou perder tempo com processos manuais.
Conclusão
Escolher o CRM ideal para uma pequena empresa não significa precisar de um sistema cheio de funcionalidades avançadas. O mais importante é que o CRM escolhido seja simples, fácil de usar e tenha as ferramentas essenciais para organizar as informações dos clientes, gerenciar as vendas e otimizar a comunicação.
Um CRM eficiente pode ser a chave para transformar um pequeno negócio em um empreendimento mais produtivo e preparado para crescer.
